Aktualności

Najważniejsze informacje po wdrożeniu KSeF w NFZ

Obowiązek wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF:

• dotyczy faktur wystawianych przez świadczeniodawców na rzecz NFZ
• spoczywa na świadczeniodawcy - to on ponosi odpowiedzialność prawną za prawidłowe wystawienie dokumentu i zastosowanie właściwego trybu wystawienia faktury (czyli np. w KSeF, jeśli ma taki obowiązek). To świadczeniodawca musi wiedzieć, czy podlega obowiązkowi korzystania z KSeF i odpowiednio wystawić fakturę.

W systemie KSeF nie jest możliwe usunięcie czy anulowanie faktury zarejestrowanej w tym systemie. Jeżeli wystawiona faktura jest niezgodna z wymaganiami NFZ to jedynym sposobem naprawy  jest wystawienie faktury korygującej zerującej niepoprawną fakturę i wystawienie nowej poprawnej faktury.

Świadczeniodawcy, których obowiązek wystawiania faktur w KSeF:

• NIE DOTYCZY

mogą nadal stosować obecny format dokumentów rozliczeniowych eFaktura (RACH/FAKT/NOTA).

• DOTYCZY

zobowiązani są do stosowania faktur ustrukturyzowanych w formacie FA(3) zgodnie z wymaganiami NFZ.

Nie przekazuj rozliczenia w formacie eFaktura (FAKT/RACH/NOTA) jeśli przekażesz fakturę przez KSeF.

Nieprawidłowe jest przekazanie tej samej faktury o tym samym numerze dla tego samego okresu rozliczeniowego przez KSeF i w formacie eFaktura (FAKT/RACH/NOTA)

 

WAŻNE!

Zweryfikuj fakturę przed wysłaniem do KSEF.

Można to zrobić:

1. w Portalu Świadczeniodawcy/ Portalu SZOI

Udostępniona została funkcja służąca do walidacji faktur, która pozwala na sprawdzenie, czy faktura FA(3) wygenerowana z oprogramowania świadczeniodawcy jest zgodna z wymaganiami NFZ. Można z niej skorzystać przed wysłaniem faktury do KSeF, aby uniknąć potrzeby korygowania. Sprawdzenie można wykonać nawet, gdy faktura została do KSeF wysłana ale mamy informację o błędach.

Portal SZOI instrukcja

Portal Świadczeniodawcy instrukcja

2. za pośrednictwem usługi integracyjnej „System OW NFZ Opis interfejsu dostępowego v. 1.2.6”

Fakturę do zwalidowania należy przekazać metodą putFile. Informacja o wynikach walidacji zostanie przekazana w komunikacie P_FA, który będzie można pobrać metoda getFile, a wcześniej sprawdzić jego dostępność metodami getFileStatus lub getFileList.

WAŻNE !

Faktury ustrukturyzowane wystawia się w KSeF, skąd są przekazywane do OW NFZ.

Nie należy faktur ustrukturyzowanych wystawionych w KSeF przekazywać do OW NFZ.

Informację, czy faktura ustrukturyzowana dotarła do OW NFZ można uzyskać w Portalu Świadczeniodawcy/ Portalu SZOI na podstawie numeru KSeF nadanego przez system KSeF. Należy skorzystać z opcji Rejestracji numeru KSeF co przyśpiesza pobranie faktury z KSeF do właściwego OW NFZ.

Schemat obiegu dokumentów (rys. 1) nie dotyczy faktur za świadczenia wystawiane w dotychczasowym formacie eFaktura (RACH/FAKT/NOTA) – w tym przypadku nie ma zmian.

Rys. 1 Schemat obiegu dokumentów rozliczeniowych na przykładzie rozliczenia świadczeń sprawozdawanych komunikatem SWIAD.

• Zaopatrzenie w wyroby medyczne; Refundacja leków

Dla świadczeń, dla których dokumentem rozliczeniowym jest sprawozdanie refundacyjne obowiązuje dotychczasowy sposób rozliczania.
Stosuj obecne formaty dokumentów rozliczeniowych (ZPOZR oraz LEKZR).

• Zmiany w systemie SIMP/SRU

Świadczeniodawcy, których obowiązek wystawiania faktur w KSEF:

• dotyczy - zobowiązani są do stosowania zasad
  Zmiany w systemach SIMP/SRU - KSeF
• nie dotyczy - mogą nadal stosować obecny format dokumentów rozliczeniowych wystawianych w tych systemach (format FAKTURA/KOREKTA).

 

Specyfikacja faktury NFZ

www.nfz.gov.pl/aktualnosci/aktualnosci-centrali/komunikat-dla-swiadczeniodawcow-i-dostawcow-oprogramowania-sprawie-planowanych-zmian-obslugi-faktur-ustrukturyzowanych,8824.html

Faktury administracyjne

www.nfz.gov.pl/aktualnosci/aktualnosci-centrali/informacja-dla-swiadczeniodawcow-i-kontrahentow-nfz,8880.html

Usługi integracyjne

www.nfz.gov.pl/aktualnosci/aktualnosci-centrali/komunikat-dla-swiadczeniodawcow,8855.html

www.nfz.gov.pl/dla-swiadczeniodawcy/sprawozdawczosc-elektroniczna/interfejsy-integracyjne/uslugi-oddzialowe/

Instrukcje

https://www.nfz.gov.pl/aktualnosci/aktualnosci-centrali/komunikat-dla-swiadczeniodawcow,8887.html

Szablon rachunku/faktury/ korekty

Od 1 lutego 2026 r. obowiązuje wersja komunikatu R_UMX - 3.1.

Zarządzenie 3/2026/DI